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POSTE : Assistant(e) administration

Totaal Rez est une association qui a pour objet l’organisation et la promotion locale de concerts et soirées de musiques actuelles. L’Assistant.e administration travaillera en lien avec l’Administrateur de production adjoint et sous l’autorité de la Directrice administrative et financière (DAF). Il/elle rendra compte de ses activités lors des réunions de travail et de suivi du personnel et aura pour missions, sans que cette liste soit considérée comme exhaustive :

Administration de production

– Suivi des contrats de cession, de prestations annexes, de coproduction, de coréalisation en lien avec le directeur artistique et les administrateurs(trices) des différentes agences de booking.
– Mise à jour du tableau de suivi de programmation en lien avec le directeur artistique et le chargé de production.
– Vérification et clôture des budgets de production + mise à jour du tableau de pilotage compilant les données budgétaires des concerts et soirées.
– Règlement des factures d’achats
– Déclaration des recettes de spectacles (CNM, SIBIL)

Billetterie – Mise en vente des dates produites

– Définition du planning d’annonce des mises en vente en lien avec le directeur artistique.
– Mise en vente sur les différents réseaux de distribution + paramétrage du logiciel de contrôle d’accès.
– Suivi et gestion des ventes, invitations et pointage via PIMS + gestion des contingents.
– Gestion des caisses, clôture de la billetterie et rédaction des rééditions de billetterie pour la comptabilité.

Administration générale

– Mise à jour des obligations légales de l’association (modification préfecture, licences…).
– Rédaction des courriers et tous documents administratifs relatifs à l’association.
– Rédaction des rapports d’activités en collaboration avec l’équipe.
– Gestion des plannings, congés, récup et titres restaurant des salariés. Versement des salaires.
– Constitution et suivi des dossiers du personnel et du registre du personnel
– Veiller au suivi des salariés par la médecine du travail
– Organisation des réunions internes et des ordres du jour + rédaction des comptes-rendus.
– Tri du courrier entrant, classement des archives + accueil téléphonique, commande et suivi des consommables. .

Expériences et qualités requises :

– Aisance rédactionnelle et relationnelle, autonomie, rigueur.
– Discrétion et sens de la confidentialité.
– Maîtrise du Pack Office et d’Excel en particulier.
– Connaissance de l’environnement du spectacle vivant et de ses particularités.

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Contrat : CDI 35h – début mars 2023
Rémunération : Selon CCNSVP + tickets restaurant.

Lieu de travail : 28 rue de la Claire, 69009 Lyon
Envoi candidature par mail à : recrutement@totaalrez.fr avant le vendredi 24 février 2023 (avec dans l’objet du mail l’intitulé du poste)
Date d’entretien : Mardi 28 février et Jeudi 2 mars 2023